Hoe om te gaan met de betaalvoorwaarden van grote klanten​

De financiële afwikkeling door grote corporaties is doorgaans niet alleen stroperig, vaak hebben deze bedrijven ook geen idee van de gevolgen van hun lange betaaltermijn voor mkb-leveranciers.

Grote corperaties zijn zich er lang niet altijd van bewust dat mkb’ers in acute geldnood kunnen komen als de betaling van een grote factuur op zich laat wachten. Het is daarom verstandig om als mkb’er vooraf duidelijke afspraken te maken met de opdrachtgever.

Duidelijke afspraken maken in het begin

De door jou gewenste betaaltermijn van bijvoorbeeld veertien of dertig dagen zal zelden worden gehaald als je werkt met grote corporaties. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn. Zeker als je werkt met maandelijkse facturen. Dan zul je alleen in de eerste periode moeten wachten op jouw geld. Daarna komt het maandelijks binnen. Maar hoe je ook werkt, ga voorafgaand aan de opdracht of het project met de opdrachtgever om de tafel. Maak in dat gesprek jouw positie kenbaar. Dit betekent niet dat je jezelf moet presenteren als klein mkb-bedrijfje dat geen maand zonder geld kan. Dat is een houding die veel ondernemers – terecht – niet willen aannemen.

Veel grote bedrijven hebben speciale regelingen voor het mkb

Tegelijkertijd is het goed om duidelijk aan te geven dat je personeel in dienst hebt dat maandelijks moet worden betaald, huur moet betalen voor jouw pand, belasting moet afdragen en andere rekeningen krijgt waarvan de betaaltermijn geen ruimte laat. Dat is niet zielig doen, dat is niets meer dan gewoon jouw positie kenbaar maken.

Bovendien hoef je er geen eis tegenover te stellen. Als de opdrachtgever werkt met een betaaltermijn van zestig of negentig dagen, zul je je daar in de praktijk bij neer moeten leggen – hoewel er soms voor kleinere mkb-bedrijven speciale regelingen zijn (vraag daarnaar). Wel kun je, nu de opdrachtgever jouw positie begrijpt, duidelijk het betaalproces doorspreken. Vraag expliciet naar wie de factuur moet worden gestuurd en hoe het betaalproces er verder uitziet. 

Menselijke fouten

Als een grote klant een lange betaaltermijn hanteert, dan moet hij zich als opdrachtgever óók aan houden. Neem jezelf serieus. Wordt de afgesproken betaaltermijn niet gehaald, informeer dan bij voorkeur in eerste instantie telefonisch, dat geeft een directer resultaat dan een herinneringsbrief. Blijf vriendelijk en houd je verre van dreigende taal over incassobureaus. Misschien zit de betaling al in de pijplijn of is er een fout gemaakt. Is er geen goede verklaring en/of kun je geen concrete afspraken maken over betaling, dan is het verstandig een formele betalingsherinnering te sturen. Zorg in ieder geval altijd dat je alle afspraken die je maakt ook direct schriftelijk bevestigt. Je wilt het natuurlijk niet, maar mocht het zover komen dat er een incassobureau moet worden ingeschakeld, dan is het van belang een compleet en correct dossier te hebben.

Gelukkig worden in de praktijk de meeste facturen keurig voldaan. Te late betalingen zijn meestal het gevolg van drukte, vakantie, interim medewerkers of menselijke fouten. Niets om je zorgen over te maken – maar dat verandert natuurlijk niets aan het feit dat je het geld gewoon nodig hebt om jouw maandelijkse lasten mee te kunnen betalen.