“Mijn debiteuren betalen altijd” is een veel gehoorde uitspraak van ondernemers. Toch is de realiteit iets weerbarstiger. Debiteuren betalen namelijk niet altijd op tijd.
Het uitblijven van binnenkomende betalingen kan funest zijn voor de cashflow van een onderneming. Immers, de salarissen, crediteuren en huur moeten ook betaald worden. In een ideale wereld worden facturen altijd binnen de betaaltermijn betaald. Een verstuurde (correcte) factuur reflecteert namelijk de afspraken die gemaakt zijn tussen partijen. Helaas houdt niet iedere debiteur zich aan de gemaakte afspraken, incidenteel of structureel. En het loont de moeite om als ondernemer aandacht te besteden aan niet alleen een incidentele late betaling maar ook aan betaalgedrag patronen.
Wat zegt het betaalgedrag over een debiteur?
Er zit namelijk interessante informatie verscholen in het betaalgedrag van jouw debiteuren. Onderscheid moet hier worden gemaakt tussen het betaalgedrag en de verandering in betaalgedrag.
Het betaalgedrag geeft aan binnen hoeveel dagen, vóór of na de vervaldatum van een factuur, de debiteur betaalt. Heeft de debiteur bijvoorbeeld een betaalgedrag van plus 14 dagen, dan wil dit zeggen dat de debiteur gemiddeld de factuur 14 dagen na vervaldatum betaalt. Dit kan onder andere komen doordat de debiteur zijn eigen voorwaarden hanteert, waarin een andere betaaltermijn staat vermeld dan in jouw eigen voorwaarden.
De afgeleide van het betaalgedrag is de verandering in betaalgedrag. Als voorgenoemde debiteur altijd 14 dagen na vervaldatum betaalt, dan is de verandering in betaalgedrag nul. De debiteur betaalt weliswaar te laat, maar het gedrag is consequent. Dit is een indicatie van goede interne processen en stabiele financiële positie. Het kan echter ook zijn dat de debiteur elke keer op verschillende tijdstippen betaalt. Dit verhoogt de verandering in betaalgedrag. Een verhoogde verandering in betaalgedrag is een indicator voor hoger risico bij deze debiteur. Elke keer betalen op andere tijdstippen kan namelijk het gevolg zijn van een tekort aan financiële middelen of slechte interne processen.
Wat is de invloed van onvoorspelbare betalers?
Aan de hand van jouw liquiditeitsprognose maak je een voorspelling wat voor cashflows er elke maand in en uit de onderneming gaan. Als er vervolgens minder binnenkomt, dan heeft dit gevolgen voor de uitgaande betalingen. Het is voor jou als ondernemer daarom van groot belang om het betaalgedrag van jouw debiteuren zorgvuldig te monitoren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wat kun je ertegen doen?
Bij het aangaan van contracten met debiteuren is het van groot belang om ook de facturatie en betaling vast te leggen: op welke momenten mag er gefactureerd worden, en op welk moment wordt er vervolgens betaald. Het vooraf duidelijk en expliciet afstemmen kan veel ergernissen en hinder voorkomen later in het proces. Een expliciete afstemming maakt het later ook makkelijker om te verwijzen naar gemaakte afspraken als je jouw debiteur moet herinneren.
Een andere optie kan zijn om jouw facturen te voorfinancieren. Hiermee haal je al een groot deel van de liquiditeit die vastzit in facturen naar voren, en daarmee ook de druk op jouw cashflow. Het te laat en/of onvoorspelbaar betalen van debiteuren is dan van kleinere invloed op jouw cashflow, omdat je al een groot deel voorgefinancierd hebt gekregen.
